Telefoonnotitie Formulier

Telefoonnotitie maken: waar moet je op letten?

Volg de onderstaande instructies voor het maken van een duidelijke en heldere telefoonnotitie voor jezelf en je collega's.

1. Uit het keuzemenu bovenaan het dossier kies voor 'TELEFOONNOTITIE'
2. Indien nog niet ingesteld, kies voor huidige versie: Telefoongesprek V2.0
3. Volg de onderstaande instructie voor het invullen van de relevante gegevens

Zet de volgende gegevens in de telefoonnotitie:

Veldnaam	Veldtype	Beschrijving
Onderwerp	Verplicht veld	Geef hier een korte beschrijving van hetgeen is besproken
Terugbelverzoek aanmaken	Verplicht veld; staat standaard op Nee	Vraagt iemand om een collega? Als het doorverbinden niet lukt, bijvoorbeeld omdat je collega niet op zijn plaats zit, vraag dan of je de beller zelf kunt helpen. Als je zelf niet kunt helpen of de beller wil worden teruggebeld, maak dan een terugbelverzoek.
Wie moet terugbellen	Verschijn als Terugbelverzoek aanmaken=Ja	Zoek hier de collega voor wie het terugbelverzoek bedoeld is
Datum en tijd terugbelverzoek	Verschijn als Terugbelverzoek aanmaken=Ja	Selecteer een datum en tijd waarop beller teruggebeld wenst te worden
Gesproken met	Verplicht veld	Geef aan met wie je hebt gesproken: cliënt, tegenpartij etc
Initiatief	Verplicht veld	Wij werden gebeld - notitie van een inkomend gesprek Wij belden - notitie van een uitgaand gesprek Interne notitie - interne notitie wordt gebruikt voor een notitie in het dossier te zetten. Hierbij hoeft geen telefonisch contact nodig te zijn geweest. Deze notitie is niet te zien door de klant in zijn dossier. Trengo bericht - notitie van een ontvangen gesprek in Trengo Gespreksverslag - kort verslag van een gesprek met de bv. de tussenpersoon wat niet over een specifiek dossier gaat
Naam met wie je hebt gesproken	Verplicht veld	Vul de naam in van degene met wie je hebt gesproken
Afspraak maken	Optioneel veld; staat standaard op Nee	Indien naar aanleiding van het telefonisch contact actie ondernomen moet worden, kies er dan voor om een afspraak te maken. Kies dan voor Ja
Afspraak datum	Optioneel veld; Moet gevuld worden als Afspraak maken=Ja	Selecteer een datum voor de afspraak/taak
Wat besproken veld 1	Verplicht veld	Kies uit lijst met opties
Wat besproken veld 2	Verplicht veld	Maak een korte en duidelijke notitie van het telefoongesprek. Vermeld eventueel ook de gemaakte afspraken of besproken termijnen.

---

---