Verwerken betaling Formulier

Instructie verwerken van een ontvangen betaling

Het formulier 'Verwerken betaling' bestaat uit diverse velden die zijn onderverdeeld in onderstaande groepen:

• Schadeuitkering - Wettelijke rente: Voor het verwerken van voertuigschade en de wettelijke rente
• Expertise kosten - BGK: Voor het verwerken van de expertisekosten en de BGK
• Overige: Voor het verwerken van overige betalingen, zoals vergoeding kosten huurauto
• Schade gegevens: Dit is een overzicht van schadegegevens die van belang zijn voor het verwerken van deze betaling
• Extra tekst tbv bezwaar: Type hier een aanvullende onderbouwing van je bezwaar
• Doorvoeren betaling: Klaarzetten van een uitgaande betaling en berichtgeving naar cliënt

Stap 1: Waar bestaat de betaling uit?

1. Controleer aan de hand van een specificatie en/of nota's in het dossier waar de ontvangen betaling uit bestaat.
2. Kijk onder Schade gegevens of de velden 'BTW verrekenen?' en 'Schadenummer tegenpartij' juist zijn ingevuld. Indien niet, pas dit aan in het dossier.
3. Links bovenin zie je het 'Totaal bedrag' wat ontvangen is. Bereken nu waar het ontvangen bedrag uit bestaat, bijvoorbeeld schadebedrag, expertisekosten, wettelijke rente en BGK.

Stap 2.1: Betaling verwerken

1. Controleer onder Schade gegevens of wij al eerder bedragen hebben ontvangen. Indien ja, en gaat het hier om een aanvullende betaling van bijvoorbeeld de voertuigschade? Ga door naar Stap 2.2.
2. Vul de velden 'Bedrag schade', 'Wettelijke rente, 'Bedrag Expertise', 'Bedrag BGK', 'Bedrag Overig' en 'Bedrag Overig 2'. Let op! deze moeten altijd gevuld worden, heb je dus geen bedrag ontvangen voor bijvoorbeeld de BGK, vul dan € 0,00 in.
3. Druk nu op OPSLAAN. Het systeem telt dan zelf alle bedragen bij elkaar op en vergelijkt deze met 'Totaal bedrag'.
4. Rechts van het veld 'Totaal bedrag' zie je nu dat 'Totaal uitbetaling 2' gevuld is. Daaronder zie je het veld 'Verschil ontvangen en uitgaand', is het verschil € 0,00 dan kun je verder.
5. Zet nu voor alle schadecomponenten, waarvoor wij een betaling hebben ontvangen, de volgende velden op JA. 'Maak schade betaling', 'Maak wettelijke rente', 'Maak Expertise betaling', 'Maak BGK betaling' of 'Maak aanvullende betaling'. Voor schadecomponenten met bedrag gelijk aan € 0,00 hoef je dus niets te doen.
   
6. Zit er ook een overige betaling bij? Bijvoorbeeld autohuur. Ga dan naar Overige en zet het veld 'Soort betaling overig' op in dit voorbeeld 'Autohuur'. In het veld 'Overmaken naar 1' kies je dan voor klant.
   

Stap 2.2 Aanvullende betaling verwerken

1. Controleer onder Schade gegevens welke betalingen wij reeds hebben ontvangen.
2. Vul de velden 'Bedrag schade', 'Wettelijke rente, 'Bedrag Expertise', 'Bedrag BGK', 'Bedrag Overig' en 'Bedrag Overig 2' met € 0,00. Let op! deze moeten altijd gevuld worden.
3. Heb je een aanvullende betaling ontvangen? Bijvoorbeeld een aanvulling op vergoeding voertuigschade. Zet dan één van de volgende velden op Ja: 'Aanvullende betaling schade', 'Aanvullende betaling Wettelijke rente', 'Aanvullende betaling expertise kosten' of 'Aanvullende betaling BGK'. In dit voorbeeld zet je dus alleen 'Aanvullende betaling schade' op Ja.
   
4. Druk nu op OPSLAAN. Het systeem telt dan zelf alle bedragen bij elkaar op en vergelijkt deze met 'Totaal bedrag'.
5. Rechts van het veld 'Totaal bedrag' zie je nu dat 'Totaal uitbetaling 2' gevuld is. Daaronder zie je het veld 'Verschil ontvangen en uitgaand', is het verschil € 0,00 dan kun je verder.
6. Zet nu voor alle schadecomponenten, waarvoor wij een betaling hebben ontvangen, de volgende velden op JA. 'Maak schade betaling', 'Maak wettelijke rente', 'Maak Expertise betaling', 'Maak BGK betaling' of 'Maak aanvullende betaling'. Voor schadecomponenten met bedrag gelijk aan € 0,00 hoef je dus niets te doen.
7. Zit er ook een overige betaling bij? Bijvoorbeeld autohuur. Ga dan naar Overige en zet het veld 'Soort betaling overig' op in dit voorbeeld 'Autohuur'. In het veld 'Overmaken naar 1' kies je dan voor klant.
   

Stap 3: Bezwaar maken

1. Is één van de schadecomponenten niet ontvangen, zoals bijvoorbeeld de BGK kosten, dan kun je een bezwaar maken. In dit voorbeeld kies je één van de opties in 'Soort bezwaar BGK', bijvoorbeeld het bezwaar 'Geen BGK ontvangen'.
2. Kies vervolgens voor Ja in 'Bezwaar BGK versturen'.
3. Weet je het niet, klik dan op onbekend. Er wordt dan een specificatie bij de tegenpartij opgevraagd
   

Stap 4: Bevestiging naar klant

1. Onder Doorvoeren betaling ga naar het veld 'Bevestiging naar klant' en kies Ja.
2. In het veld 'Extra opmerkingen bevestiging klant' kun je nu extra opmerkingen typen. Deze gaan mee in de bevestiging naar de klant.
3. Is de schade nu verhaald? Zet dan 'Schade op verhaald zetten' op Ja.
4. Als laatst zet je 'Betalingen aanmaken' op Ja en klik op OPSLAAN EN SLUITEN
   

Tips & Bijzonderheden

1. Heb je een overige betaling ontvangen, maar staat deze niet tussen de opties in 'Soort betalingen overig'?
   Ga naar Overige, zet het veld 'Bevestiging overig 1' op Ja en type in het veld 'Extra opmerking 1' de omschrijving van de ontvangen vergoeding.
2. Wil je in de bevestiging naar de klant extra opmerkingen meesturen?
   Dat kan alleen in 'Extra opmerkingen bevestiging klant' onder Doorvoeren betaling, wat verschijn als je 'Bevestiging naar klant' op Ja zet. Dit geldt voor alle ontvangen betalingen.
   
3. Wordt een schadebedrag aan een bewindvoerder of volgens akte van cessie uitgekeerd?
   Dan ontvangen deze partijen geen uitkeringsbericht van ons. Wij zullen (nu nog niet ingebouwd) in zulke gevallen alleen de klant informeren.
   

Controleer onder tab Schade gegevens het schadenummer van de tegenpartij. Als het niet klopt, pas het schadenummer in het schadedossier aan.

Controleer of de klant BTW kan verrekenen

BGK ontvangen?

Expertisekosten ontvangen? In dit voorbeeld, excl. BTW, dus dan kiezen Gedeeltelijk

Controleer de ontvangen betalingen. Is de schade zo volledig vergoed?

Het systeem telt zelf de bedragen op. Is het verschil EUR 0,00 dan kun je verder. Klik op opslaan en sluiten, deze betaling is nu verwerkt.

Voor bedragen boven EUR 1500 wordt een taak aangemaakt voor de supervisor. Een supervisor moet deze nu goedkeuren.