Politierapport opvragen

Politierapport, proces-verbaal, kenmerk+ melding, zaaktraject... etc

Je komt in StPV verschillende termen tegen. De meest gebruikte term voor ons is politierapport of PV (afkorting van Proces Verbaal). Qua verwerking voor ons zit er weinig verschil tussen.
In werkelijkheid zijn er wel verschillende soorten PV's die wij ontvangen. Enkele voorbeelden:

- Proces Verbaal (PV)
Hierin staan de bevindingen van de politie ter plaatse en worden ook alle persoonsgegevens en goederen (b.v. de auto's) vermeld.
Heeft meer bewijskracht dan een kenmerk+. Een proces verbaal is 'Ambtshalve opgemaakt' en is hierdoor een authentieke akte is. Deze gegevens staan min of meer vast als feit en een PV heeft dus veel bewijskracht.

- Kenmerk +
Alleen een 'melding' met de bevindingen/gegevens van de politie, met ook vermelding van persoonsgegevens en goederen. Dit is vaak minder uitgebreid dat een Proces Verbaal en heeft weinig bewijskracht.
Echter kunnen hier bijvoorbeeld gegevens van getuigen in staan, waar we dan weer wel wat mee kunnen.

- Kenmerk + (zaaktraject)
Hetzelfde als hierboven gemeld, met als toevoeging dat er ook een zaak loopt richting een betrokken partij. Denk hierbij een een Artikel 8 WvW vermelding; rijden onder invloed van alcohol of andere stoffen.

Wat hebben we nodig?

Praktisch gezien hebben we de volgende gegevens nodig voor het doen van een aanvraag:

- Schadenummer
- Kenteken, van ten minste 1 betrokken partij
- Gemeente waar de aanrijding plaatsvond
- Geboortedatum van een van de betrokkene/bestuurders

Deze gegevens zijn benodigd voor de aanvraag. Echter; hoe meer we weten, hoe beter!
Je kan bij de aanvraag b.v. ook de locatie en het registratienummer van de politie toevoegen. Mocht je deze hebben, vul deze dan ook in bij de aanvraag.

Werkbeschrijving opvragen PV's

PV's etc. kunnen we opvragen via de website van Stichting Processen Verbaal(StPV). Hiervoor heb je een Inlog nodig maar ook een digitaal certificaat, IT kan dit voor je in orde maken op je computer.
Heb je al een digitaal certificaat? Dan krijg je deze pop-up en kan je daarna de verdere stappen doorlopen om in te loggen:

'

Voor het doen van een aanvraag ga je naar het kopje Aanvraag en doorloop je de volgende stappen:

Stap 1:

Stap 2:geel aangegeven velden zijn verplicht om in te vullen:

Na het doorlopen van de aanvraag krijg je de volgende bevestiging:

Vergeet niet in het dossier in CRM te vermelden dat je het PV opgevraagd hebt!

Is het PV direct beschikbaar? Dan kan je het terugvinden onder het kopje 'Dossiers > Gevonden'. Is deze niet direct beschikbaar? Dan kan je de aanvraag inzien/wijzigen onder het kopje 'Dossiers > Actief'.Als alle informatie die je bij de aanvraag ingevuld hebt automatisch gematched kan worden met een PV, krijg je het direct te zien bij Gevonden dossiers. Mocht dit niet automatisch gaan, dan zoekt StPV er handmatig naar.

Beschikbare PV's

Beschikbaar/gevonden dossiers kan je terugvinden onder 'Dossiers > Gevonden'. Dit ziet er als volgt uit:

Je kan hier het dossier wat je wilt downloaden selecteren en dan downloaden via de button rechts onderin.
Het is zeer belangrijk dat je de PDF die je krijgt in de Bijlage URL van het dossier plaatst. Houdt hierbij ook rekening met eventuele AVG/privacy technische dingen, mag de klant/tussenpersoon/tegenpartij dit wel inzien? Pas daar de zichtbaarheid op aan. Als er gegevens in het PV vermeld staan die onze klant niet heeft, dan moet je het PV onzichtbaar houden voor de klant.

Tip:Wil de klant toch zien wat er vermeld is in het PV? Print dan de laatste pagina (de toedracht) uit als PDF en plaats deze ook in de URL. Zo kan de klant toch zien wat de politie genoteerd heeft ten aanzien van de aanrijding/gebeurtenis zelf.

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
LET OP: Als je een PV download, doe er dan direct wat mee!! Hij verdwijnt dan namelijk uit de lijst van 'gevonden' aanvragen.
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Rappel versturen voor lopende aanvraag

Heb je na enige tijd (bijvoorbeeld 1 maand) nog geen rapport ontvangen? Vraag dan niet opnieuw een rapport aan!
Je kan bij actieve aanvragen een rappel indienen via het STPV systeem via de grijze Rappel button. Bij een rappel moet je ook de naam+geboortedatum van een van de betrokkenen vermelden.
Met een rappel attendeer je StPV op het dossier en zullen zij handmatig nogmaals checken of het dossier er is. Ga wel bewust om met deze functie; hiervoor worden extra kosten in rekening gebracht.

Bij actieve dossiers kan je met de grijze button een rappel indienen. Is de button Rappel groen of blauw? Dan staat er in die aanvraag een reactie op een eerdere rappel.

Ook hiervoor: noteer in het dossier wat je gedaan hebt!

Stappenplan verwerken van PV's

Uiteraard is het verwerken van het politierapport een beoordeling van het dossier en de situatie. Kom je er niet uit? Vraag dan een collega om hulp of maak een taak voor een collega aan, om er alsnog naar te kijken.

Het korte stappenplan is als volgt;

- Rapport downloaden in StPV

- Rapport beoordelen (is het in ons voordeel? nadeel? is het nog wel nodig voor ons dossier?)

- Rapport in Bijlage URL plaatsen en privacy overwegingen beoordelen

- Is het rapport nog nodig voor het dossier? Dan indienen bij de tegenpartij. Gebruik de dialoog Ontvangst Documenten > Proces Verbaal.

- Is het rapport nodig omdat we een afwijzing hebben ontvangen? Dan is het beter om een bezwaar in te dienen via de dialoog reactie tegenpartij. Vergeet hierbij niet de vraag 'bijlage toevoegen?' op JA te zetten, je kan dan het PV bij de e-mail voegen.